Outlook Termine & Teams Status arbeiten zusammen

Ein wichtiger Automatismus, den man beim Einsatz von Microsoft Teams und Outlook kennen muss, ist dieser:

Wenn es einen Termin im Outlook mit dem Status „Beschäftigt“ gibt, zeigt Teams während diesem Termin den Anwender auch als „Beschäftigt“ – rot- an.

Dieses Zusammenspiel bespreche ich in Anwenderschulung sehr ausführlich, da Anwender Outlook und im Besonderen die Kalenderfunktion oft als Aufgabenmanagement bzw. Fristerinnerungs-Tool nutzen.

Erstellen sich Anwender nun also einen Erinnerungs-Termin im Outlook, wird dieser im Standard immer mit dem Status „Beschäftigt“ versehen. Ist der Zeitpunkt dieses Termins gekommen, erhält der Anwender der Erinnerung von Outlook. Parallel setzt Teams aber den Status des Anwenders während des Terminzeitraums gleich zu dem Status im Outlook als „Beschäftigt“.

Ist dies gewünscht, ist alles super. Möchte man aber, weil es nur eine Erinnerung aber kein Termin ist, weiterhin als „Verfügbar“ angezeigt werden, um Mitarbeitenden Ansprechbarkeit zu symbolisieren, muss man handeln.

Entweder stellt man im Outlook den Terminstatus auf „Frei“ um oder man nutzt direkt zum Aufgabenmanagement ein anderes Tool wie zum Beispiel Microsoft ToDo bzw. „ToDo und Task from Planner“.

Gerade wegen diesem Zusammenhang, ist es oft schwierig abzuschätzen: Ist mein Gegenüber gerade wirklich „Beschäftigt“?

#microsoftteams #outlook #teams #microsoft365

Anja Schröder

Anja Schröder

Microsoft Teams Enthusiast und Modern Workplace Consultant

Wie kann digitale Zusammenarbeit funktionieren? – Anja hilft Unternehmen, die passende Antwort auf diese Frage zu finden. Als Microsoft Teams Enthusiast und Modern Workplace Consultant entwickelt Sie zusammen mit ihren Kunden individuelle Collaboration Konzepte. Ihr Ziel ist es, die digitale Zusammenarbeit eines Unternehmens mit Hilfe von Microsoft Teams als Plattform und Microsoft 365 Services aufzubauen und zu optimieren.