Der digitale Wandel ist omnipräsent und betrifft Privatpersonen, Unternehmen und auch öffentliche Einrichtungen. Die Art wie Menschen sich informieren, wie sie kommunizieren und wie sie konsumieren ändert sich rasant. Dieser Wandel betrifft im Business-Bereich nicht nur klassische IT-Unternehmen, sondern Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen. Diese Digitalisierungsentwicklung sorgt für gestiegene Ansprüche an Informationssysteme und deren Rechenleistungen sowie Speicherkapazitäten. Um herauszufinden, wie der Arbeitsplatz der Zukunft im Optimalfall aussehen sollte, haben wir unsere Kunden befragt. Das Ergebnis? Ein zentraler Ort um bedarfsorientiert Informationen bereitzustellen, zu konsumieren und mit KollegInnen sowie Kunden oder Lieferanten zu kommunizieren. Natürlich auch mobil. Der digitale Arbeitsplatz!

Wie einleitend beschrieben, betrifft der digitale Wandel insbesondere das Informationsverhalten, das Kommunikationsverhalten und das Konsumverhalten. Diese Aussage wird durch die Ergebnisse unserer Befragung nochmals unterstrichen: Alle Befragungsteilnehmer bedienen sich im ersten Zuge einer Internetrecherche, um sich über (neue) Thematiken zu informieren. Allerdings dient das Internet oft nur als erster Informationskanal. Besteht der Bedarf nach vertieften Informationen oder liegen offene Fragestellungen vor, so ist weiterhin ein enger Austausch mit Fachberatern (intern/extern) erwünscht. Hierbei ist jedoch ebenfalls die Wichtigkeit der Digitalisierung spürbar. Neben einem regen Austausch von Information via E-Mail, empfinden Kunden Kommunikation über Remote-Sitzungen als erstrebenswert, um Zeit und Kosten einzusparen. Somit können dem Kunden Informationen in digitaler Schriftform bereitgestellt werden und darüber hinaus visuelle Live-Präsentationen, wie beispielsweise über Microsoft Teams, realisiert werden.

Nahezu jeder Befragte möchte ortsungebunden arbeiten können. Somit besteht ein hoher Bedarf an mobilen Arbeitsplätzen. Weiterhin sind sich alle Befragten einig, dass die hohe Anzahl an Softwareanwendungen herausfordernd ist. Dies sorgt bei der Recherche und Zusammenstellung von notwendigen Unternehmensinformationen für einen langwierigen Suchprozess. Somit ist eine zentrale Daten- und Informationsbereitstellung unabdingbar. Auch Datenanalysemöglichkeiten spielen eine wichtige Rolle. Durch die steigende Anzahl an wichtigen, unternehmensbezogenen Daten, wird es immer schwieriger einen Überblick hierüber zu erhalten. Hieraus wird der Wunsch ersichtlich, dass alle MitarbeiterInnen eine schnelle Ansicht auf die wichtigsten Daten und Reports, z.B. über Power BI ermöglicht werden sollte. Spezifische Datensätze mit hoher Wichtigkeit oder Terminbezug sollten hierbei besondere Aufmerksamkeit finden. Um Fristen einhalten zu können, sollten somit neben Reports auch Terminerinnerungen automatisiert ausgeführt werden. Allerdings verändert sich nicht nur die Arbeitsweise von Einzelpersonen in Unternehmen. Die Befragungsteilnehmer sind daneben der Meinung, eine zentrale Plattform für die Bereitstellung und für den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Personen ist hilfreich beim täglichen Miteinander in der Arbeitswelt.

Um diese zukünftige, moderne Arbeitswelt zu ermöglichen und unkompliziert zu administrieren, stellt die Cloud ein geeignetes Mittel dar. Im Speziellen möchte ich hier die Microsoft 365 Umgebung thematisieren.

Microsoft 365 – vollumfängliche Plattform

Microsoft 365 verbindet die vertrauten lokalen Office-Anwendungen mit modernen Kollaborations- und Analysemöglichkeiten. Das bereits bekannte Portfolio wurde durch Produkte wie SharePoint, Planner, Yammer, Teams und Power BI Pro erweitert. Die gehostete Online-Version schafft mit ihren zahlreichen Anwendungen die Grundlage für die Zusammenarbeit der Zukunft: Kommunikation, Zusammenarbeit, Teamorganisation, Automatisierung und Mobilität sind Anforderungen an eine Software, die ein modernes Büro heute benötigt – und genau das deckt Microsoft 365 ab, sowohl stationär, als auch über mobile Möglichkeiten. Auch hohe Sicherheits und Compliance-Standards deutscher Organisationen genügt die Plattform. Unterstrichen wird dieses durch die Aussage der Vorsitzenden der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland, Sabine Bendiek:

„Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der deutschen Rechenzentrumsregionen ermöglicht Microsoft Unternehmen jeder Größe, ihre digitale Transformation voranzutreiben und gleichzeitig lokale Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. So haben sie die Möglichkeit, Daten lokal zu verarbeiten, und gleichzeitig in einer vernetzten Welt innovativ und international wettbewerbsfähig zu bleiben.“

Einen ausführlichen Bericht über Office 365 in deutschen Cloud-Rechenzentren finden Sie hier: https://news.microsoft.com/de-de/office-365-dynamics-365-rechenzentrumsregionen/

Wie sieht ein digitaler Arbeitsplatz nun also konkret aus?

Die Startseite stellt ein Intranet mit Social Features auf Basis von SharePoint Online dar. Es dient als Ihr zentraler Anlaufpunkt und bündelt alle Funktionen auf einer Oberfläche. Dazu gehören allgemeine Unternehmensinformationen, Abteilungsinformationen für Vertrieb, Marketing, Produktmanagement und Co. sowie Absprungspunkte in unterschiedliche Systeme (CRM, ERP, Zeiterfassung, HR,…) Die integrierte Suche bietet direkten Zugriff auf die Daten aus dem ERP und stellt Entitäten sowie Dokumente übersichtlich im digitalen Arbeitsplatz dar. Belege können per Volltextsuche durchsucht werden. Durch das Webinterface ist eine einfache Bedienung aller Tools und hohe Performance gewährleistet. In Verbindung mit dem Reportingtool Power BI werden wichtige Kundenkennzahlen direkt in der Kundenübersicht dargestellt. Der Zugriff auf die Reports kann nutzerbezogen gesteuert werden.

Es wurde kein Alt-Text für dieses Bild angegeben.

Der digitale Arbeitsplatz beinhaltet aber möglicherweise auch ein integriertes Vertrags- oder Projektmanagement. Die händische Ablage von ausgedruckten Dokumenten in Ringbuchordner gehört damit der Vergangenheit an. Die Managementlösungen dienen als zentrale Verwaltungstools zur Ablage Ihrer Verträge oder der Informationen zu Projekten. Neben der strukturierten Ablage erfolgt eine kontextbezogene Termin- und Fristenverwaltung. Des Weiteren können vertrags- oder projektbezogene Aufgaben und Wiedervorlage angelegt und nutzerzentriert verteilt werden. Microsoft Teams bündelt nun alle Teile des digitalen Arbeitsplatzes und integriert sich nahtlos in den selbigen. Teams unterstützt Sie bei Ihrer effizienten Zusammenarbeit. Rufen Sie Kennzahlen aus Power BI direkt in Microsoft Teams auf und teilen Dokumente mit den weiteren Teammitgliedern. Verträge aus dem Vertragsmanagement können direkt mit Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten abgeglichen und live bearbeitet werden. Beispielsweise treffen Sie sich zu einem virtuellen Vertriebsmeeting in Microsoft Teams und haben Zugriff auf alle benötigten Reports, Kundendaten und –belege.

Es wurde kein Alt-Text für dieses Bild angegeben.

 Bei Bedarf lassen Sie sich den Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem ausgewählten Kunden aus dem Vertragsmanagement direkt mit anzeigen.