Wie ist die derzeitige Situation? Warum ist die derzeitige Situation so wie sie ist? Wie soll die Situation sein? Was sollen wir zukünftig tun? Dies sind nur Beispiele für Fragen, die ein Unternehmen heutzutage beschäftigen. Die Beantwortung solcher Fragen sind für ein Unternehmen aber lebensnotwenig. Sie resultieren aus verschiedensten Herausforderungen (im Folgenden dargestellt), denen sich eine Unternehmung heutzutage immer stärker stellen muss. Ich möchte euch zeigen,  welche Vorteile BI-Systeme bieten, um den Herausforderungen angemessen zu begegnen.

aktuelle Herausforderungen für Unternehmen

  1. Die Einstellung, auf die sich rasant entwickelnden Märkte. Marktchancen müssen erkannt und bewertet werden, Kunden sowie Wettbewerber müssen qualifiziert und analysiert werden. Die daraus gewonnenen Daten können für eine Unternehmung entscheidend sein, da aus ihnen Entscheidungen und Maßnahmen für die Zukunft abgeleitet werden können.
  2. Die Wettbewerbssituation wird immer größer, da heutzutage auch regionale Unternehmen mit ausländischen Unternehmen im Wettbewerb stehen. Durch die Globalisierung oder auch länderübergreifende Gesetze (z.B. durch die EU) müssen Unternehmen über ihre Landesgrenzen hinausschauen und Wettbewerber erkennen.
  3. Ein Unternehmen braucht zuverlässige Reportings, Vorhersagen etc. auch für Finanzierungsfragen. Gerade durch die Finanzkrise vor ein paar Jahren werden ausgeprägte und nachprüfbare Kennzahlen für eine Kreditvergabe immer wichtiger.

"Mit einem BI-System können aus dem vorhandenen Datenbestand die relevanten Daten herausgefiltert, mit anderen Daten in Beziehung gebracht und dargestellt werden."¹
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Business Analytics Bestandteile

Dieses Zitat stellt eigentlich schon alles zusammenfassend dar. Wichtig ist bei Daten, dass sie möglichst aktuell, richtig und vollständig sind und dass das System die Möglichkeit bietet, die Daten beliebig miteinander in Beziehung zu setzen. Für Controller, Entscheider und Fachabteilungen bietet das alles die Möglichkeit, ohne großen Aufwand, diverse Analysen zu fahren, die dann einen IST- oder auch SOLL-Zustand sehr genau wiedergeben. Uns Vertriebler beschäftigen bspw. immer die gleichen Fragen: Über welche Vertriebskanäle werden welche Produkte verkauft? Über welchen Vertriebskanal werden Kunden  am besten angesprochen? Welche Produkte verkaufen sich am besten? Welche Produkte bringen den höchsten Gewinn? Wie hat sich der Umsatz pro Vertriebskanal in den letzten Monaten und Jahren entwickelt? Haben wir Daten und ein System, welches uns hilft, diese Fragen zu beantworten, dann können wir sehr schnell feststellen, ob z.B. ein Vertriebskanal nicht rentabel oder der Umsatz zu gering ist. Wir können an dieser Stelle also Maßnahmen ergreifen um festgelegte Ziele (wie Umsatzsteigerung) zu erreichen. Diese Maßnahmen können wir durch ein BI-Tool natürlich immer wieder überprüfen, damit wir auch bei Schwierigkeiten oder einer Zielverfehlung schnell reagieren können. BI-Tools helfen also die Effektivität und die Reaktionsfähigkeit einer Unternehmung zu steigern.

Ein weiterer Vorteil ist die einheitliche Nutzung von Kennzahlen und Erkenntnissen aus diesen. Häufig werden Kennzahlen innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich verstanden und verwendet. So kann es beispielsweise sein, dass die Vertriebsabteilung ihre Umsatzprognose basierend auf den zukünftigen offenen Angeboten erstellt, wohingegen die Controlling-Abteilung eine Schätzung anhand der tatsächlichen Umsatzzahlen des vergangenen Jahres festlegt. Beides ist sinnvoll, aber eben nicht das gleiche. Durch ein BI-Tool werden einheitliche Kennzahlen festgelegt und die Nutzung passt sich auch innerhalb der Unternehmung an, sodass Kennzahlen abteilungsübergreifend genutzt werden.

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Bearbeitung einer großen Masse an Daten

Moderne BI-Tools vereinfachen das Sammeln, Konsolidieren und Vereinheitlichen von Datenquellen ungemein. Besonders die Anbindung vieler Datenquellen und die Masse an Daten macht es Anwendern schwer, die Daten fehlerfrei und vor allem schnell zu verarbeiten. Mit Hilfe von BI-Tools wird der gesamte Prozess vereinfacht, automatisiert und weniger zeitintensiv. Trotz dieser Vereinfachung ist es mit einem BI-Tool wie Tableau bspw. viel leichter aktuelle Daten auszuwerten. BI-Tools können Prozesse, die einmal festgelegt werden immer wieder abrufen und dafür auch auf Live-Daten aus dem Vertrieb oder der Produktion zugreifen. Die Ergebnisse in den resultierenden Reportings und Analysen zeichnet also eine viel höhere Verlässlichkeit aus, als wenn ich das Ganze in Excel bearbeite.

Die zeitaufwändige und ungenaue Aufbereitung von Daten zur Präsentation an den Vorgesetzen oder die Geschäftsleitung entfällt bei BI-Tools ebenfalls. Die Tools sind in der Lage eine große Datenmasse zügig zu verarbeiten, in Tabellen und Grafiken darzustellen und sogar mit Meta-Daten anzureichern. Je mehr Daten eine Analyse umfasst, desto genauer wird das Ergebnis, dass dann durch attraktive Grafiken und Präsentationsmöglichkeiten in einem Meeting dargestellt werden kann.

Neben diesem kurzen Überblick gibt es natürlich noch weitere Vorteile, die ich bei Interesse evtl. in einem zweiten Blog-Beitrag zu diesem Thema mal näher beleuchten werde.

¹Bärbel Häußler, Business Intelligence (BI) – Daten sammeln, aufbereiten und analysieren, 2014, Seite 10
Quelle:
Herausgeber: eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm, Stand 22..07.2016